Firmenjubiläum: Planung und Organisation
Checkliste für strategische Vorüberlegungen zur Feier Ihres Firmenjubiläums

Es liegt in der Natur der Sache, dass Firmenjubiläen nicht jedes Jahr stattfinden. Daher sind Firmenjubiläen eine Gelegenheit und eine Herausforderung zugleich. Anders als beispielsweise bei alljährlich stattfindenden Führungskräftetagungen oder anderen Jahrestagungen fehlen im Unternehmen üblicherweise die nötigen Erfahrungen in der Planung, Organisation und Durchführung eines Firmenjubiläums. Es gibt keine Lehren aus dem letzten Jahr, keine Checkliste und kein internes Prozess-Handbuch.

I. Ziele und Zielsetzungen des Firmenjubiläums

Legen Sie fest, welche strategischen Ziele Ihres Unternehmens Sie mit dem Firmenjubiläum vorantreiben wollen, welche Erwartungen Sie an das Unternehmensjubiläum stellen und wie Sie die Effekte des Firmenjubiläums auf Ihr Geschäftsergebnis messen werden. Was auch immer Ihre Ziele und Vorgaben für Ihr Jubiläum sein mögen: Diese müssen von Anfang an präzise definiert werden, um Sie bei der Planung und der Zuteilung von Ressourcen für Ihr Firmenjubiläum zu unterstützen.

Firmenjubiläums-Ziele mit Geschäftszielen verknüpfen

• Haben Sie festgelegt, in welchen Punkten Ihre Firmenjubiläums-Ziele mit den strategischen Unternehmenszielen übereinstimmen sollten? Wie werden diese Firmenjubiläums-Ziele mit den Geschäftszielen der relevanten Abteilungen (Marketing, PR / Öffentlichkeitsarbeit, Unternehmenskommunikation, Human Resources etc.) zusammenwirken?
• Wer sind die wichtigsten Stakeholder für jeden Teil Ihres Firmenjubiläums und welche strategischen Botschaften sollte das Programm der Feierlichkeiten an diese Stakeholder vermitteln? Welche Ihrer bestehenden Geschäftsaktivitäten lassen sich am kostengünstigsten mit den Zielen der Feierlichkeiten verbinden? In welchen Bereichen müssen Sie spezielle, auf das Firmenjubiläum bezogene Elemente entwickeln?
• Inwieweit werden verschiedene Interessengruppen in Ihr Firmenjubiläum einbezogen: Mitarbeiter, Kunden, Anteilseigner, Lieferanten, Banken und Vertreter von Bund, Länder und Kommunen? Welche Ziele definieren Sie für die einzelnen Interessengruppen? Welche Priorität haben diese, bezogen auf die Ressourcen für das Firmenjubiläum?
• Wie werden die Ziele des Unternehmensjubiläums den Menschen innerhalb des Unternehmens vermittelt? Wie machen Sie diesen die jeweiligen Rollen deutlich, die sie zur Unterstützung des Unternehmens beim Erreichen dieser Ziele übernehmen sollen?

Unternehmenskultur und Unternehmensimage im Unternehmensjubiläum widerspiegeln

• Was sind die besonderen Eigenschaften Ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen und die Ihres Unternehmens, die Ihre Firmenjubiläums- bzw. Meilenstein-Feierlichkeiten vermitteln soll?
• Welche Art von Feierlichkeit ist angesichts Ihrer Produkte, Dienstleistungen und Ihrer Unternehmenskultur am besten geeignet? Welche Programmpunkte und Elemente passen hierzu? Welche nicht?

• Wie können Sie Befragungen und Meinungsumfragen unter wichtigen internen und externen Zielgruppen nutzen, um sicherzustellen, dass Ihre Firmenjubiläums-Feier auf das Image einzahlt, das Ihre Zielgruppen künftig von Ihrem Unternehmen haben sollen?
• Wollen Sie Ihre Firmenjubiläums- bzw. Meilenstein-Feierlichkeiten für eine strategische Veränderung des Unternehmensimages nutzen? Haben Sie eine klare Vorstellung davon, wie dieses neue Image aussehen soll?

Den Return of Investment des Firmenjubiläums sichern

• Haben Sie messbare Ziele für Ihr Firmenjubiläum als Grundlage für die Bewertung des ROI festgelegt? Haben Sie die Kriterien definiert, auf denen Ihr ROI basiert?
• Wie werden Sie ermitteln, welche Pläne für Vorgehensweisen und voraussichtlichen Programmpunkte für Ihr Firmenjubiläum am ehesten dazu geeignet sind, die festgelegten Ziele und Vorgaben zu erreichen – und welche den höchsten ROI bringen?
• Wie können Sie wirksame Alternativ-Pläne aufstellen, die es Ihnen ermöglichen, Ihr Risiko zu minimieren und sich schnell auf eventuell eintretende Veränderungen einzustellen?
• Wie werden die Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele und Vorgaben im Verlauf des Prozesses zu überprüft? Wer wird für die Überwachung verantwortlich sein und wie wird derjenige über den Fortschritt berichten?

II. Organisation des Firmenjubiläums- oder Meilensteinfeier-Projekts

Ein großes Firmenjubiläums- oder Meilensteinfeier-Projekt kann sich über einen Zeitraum von zwei bis drei Jahren erstrecken, von der ersten Planung bis zur Umsetzung, Nachbereitung und Nachevaluierung. Manchmal kann es jedoch notwendig sein, den Zeitplan auf nur wenige intensive Monate zu komprimieren. Unabhängig vom Zeitrahmen ist ein Firmenjubiläum ein komplexes Unterfangen, das ohne die richtige Organisation zu einem logistischen Albtraum werden kann.

Ein Firmenjubiläum bezieht seine kreative Energie oftmals aus vielen Bereichen und Ebenen des Unternehmens, wirkt aber auch positiv auf diese zurück. Daher ist es entscheidend, die Notwendigkeit der Kontrolle mit dem potenziellen Nutzen einer umfangreichen Einbindung und Beteiligung der Mitarbeiter in Einklang zu bringen.

Einrichtung eines Firmenjubiläums-Teams und Zuweisung von Verantwortlichkeiten

• Wer aus welcher Abteilung wird die Rolle des Leiters oder Hauptkoordinators im Prozess der Planung, Organisation und Durchführung der Firmenjubiläumsfeier übernehmen? Über welche Kompetenzen sollte die Person besitzen, die diese wichtige Führungsrolle übernehmen wird?
• Welche verschiedenen Programmpunkte der Unternehmensjubiläumsfeier müssen berücksichtigt werden, und welche Personen werden die Arbeitsgruppen für die Planung, Organisation und Durchführung der einzelnen Programmpunkte bilden?
• Wer wird für die Gestaltung und Durchführung des Evaluierungsprozesses verantwortlich sein?
• Werden die maßgeblichen Arbeitsgruppen von Personen geleitet, die ein klares und dokumentiertes Mandat des Vorstands bzw. der Geschäftsführung haben?
• Wie werden die abteilungsübergreifenden Aktivitäten und Verantwortlichkeiten koordiniert?
• Welche Rolle wird die Unternehmensleitung bei jeder Phase des Prozesses spielen? Wer wird die kreativen Projekte der Arbeitsgruppen zum Ende jeder Phase prüfen und gegebenenfalls nachsteuern? Wer erteilt erforderliche Freigaben von Publikationen oder Produktionen für das vorgesehene Auditorium?

Die personelle Besetzung des Firmenjubiläums-Teams

• Welche Fähigkeiten werden für jeden Schritt des Firmenjubiläums-Projekts – von der Meinungsforschung und Planung über die Durchführung und Verbreitung von Informationen bis hin zur Auswertung – benötigt?
• Wie viel Zeit können die Beteiligten neben ihren laufenden Arbeitsaufgaben für Aktivitäten im Zusammenhang mit den Feierlichkeiten für das Firmenjubiläum aufwenden?
• Wie viel externe Unterstützung – externe Kompetenzen und externe zeitliche Kapazitäten – benötigen Sie? Wobei werden diese am meisten gebraucht?

Ihre Historie für das Firmenjubiläum neu entdecken

• Wie sind der aktuelle Status und Zustand von historischen Dokumenten (schriftliche Informationen, Fotos, mündliche Geschichten usw.) und Produkten?
• Gibt es Materialien und wichtige Informationsquellen außerhalb des Unternehmens, die gefunden und zusammengetragen werden müssen?
• Wer sind die Erinnerungsbewahrer Ihres Unternehmens, deren Stories und Anekdoten noch nicht erfasst wurden? Wie werden Sie Geschichten, Artefakte und Erinnerungen von Mitarbeitern, Partnern und Kunden Ihres Unternehmens ermitteln und erfassen?
• Wie werden Sie die Bedeutung und mögliche Nutzung von historischen und neueren Dokumenten, Geschichten und anderen Materialien bestimmen?
• Wie werden Sie das Risiko minimieren, dass seltene historische Dokumente und Materialien während des Planungsprozesses oder der Firmenjubiläums-Feierlichkeiten verloren gehen oder beschädigt werden? Wie sollten sie gelagert und katalogisiert werden, falls Sie sie nicht verwenden?

Koordination von Feierlichkeiten an verschiedenen Orten

• Wie werden Standorte, Niederlassungen und Filialen in die Durchführung der Unternehmensjubiläums-Feierlichkeiten einbezogen?
• Was werden die Standorte, Niederlassungen und Filialen vor Ort auf eigene Initiative tun? Mit welcher Unterstützung seitens der Zentrale dürfen sie dabei rechnen?
• Wie viel Konsistenz und Abstimmung wünschen Sie sich zwischen den verschiedenen Aktivitäten an den verschiedenen Standorten?
• Wie werden sie Standorte, Niederlassung und Filialen in Aktivitäten der Zentrale einbezogen?

III. Interne Kommunikation zum Firmenjubiläum steuern

Die Mitarbeiter sollten an jedem Schritt einer Firmenjubiläums- bzw. Meilenstein-Feier beteiligt sein – von der Planung und Organisation über die Durchführung bis hin zur Auswertung. Wenn Sie bereits über ein erfolgreiches Maßnahmenprogramm zur Steigerung von Commitment, Engagement und Mitarbeiterbindung verfügen, sollten Sie dieses in Ihr Projekt für das Firmenjubiläum integrieren und gleichzeitig alle Chancen nutzen, um die Mitarbeiterbeziehungen weiter zu verbessern. Falls Sie zurzeit gewisse Probleme im Bereich der Mitarbeiterbindung erkennen, kann Ihr Firmenjubiläums- bzw. Meilenstein-Projekt ein wirkungsvoller Anfang für eine neue Art der Kommunikation mit Mitarbeitern auf jeder Ebene Ihres Unternehmens werden.

Integration von Firmenjubiläumsprojekt und Mitarbeiterbindungsprogramm

• Welche Probleme im Bereich der Mitarbeiterbindung können durch das Unternehmensjubiläums- bzw. Meilenstein-Projekt und Beteiligung der Mitarbeiter angegangen werden?
• Gibt es Mitarbeitergruppen – z. B. Außendienstmitarbeiter, Servicetechniker – die in der Vergangenheit nicht allzu sehr in Initiativen des Unternehmens eingebunden waren? Wie kann das Firmenjubiläum diese Mitarbeiter mit ihren Kollegen aus anderen Abteilungen zusammenbringen und neue Kommunikationswege etablieren?
• Welche Rolle werden Mitarbeiter aus verschiedenen Ebenen und Abteilungen Ihres Unternehmens bei der Planung, Organisation und Durchführung und Auswertung des Firmenjubiläums spielen? Wie viele Mitarbeitende werden für das Jubiläum eine Projektleitungs- oder Führungsrolle haben und wie werden sie ausgewählt? Wie wird ihre Arbeit am Ende des Jubiläumsjahres anerkannt werden?
• Wie wird die Kommunikation im gesamten Unternehmen geführt, wie werden die Anregungen und das Feedback der Mitarbeiter in den Planungsprozess und die Umsetzung der Jubiläums-Feierlichkeiten integriert? Wie können die Jubiläums-Feierlichkeiten in die aktuellen Mitarbeiterkommunikations-Methoden integriert werden?
• Wie sollte die Mehrheit der Mitarbeiter an den Jubiläums-Feierlichkeiten beteiligt sein oder diese erleben – werden sie ihre eigenen Geschichten erzählen, Artefakte spenden, lokale Jubiläums-Feierlichkeiten managen, bei der Planung, Organisation oder Umsetzung unternehmensweiter Veranstaltungen helfen oder auf andere Weise unterstützen?
• Wie werden externe Kommunikationsmaßnahmen mit den internen verknüpft? Wie können die Mitarbeiter befähigt werden, die Marketing- und PR-Aktivitäten im Rahmen des Jubiläumsjahres und der Jubiläums-Feierlichkeiten zu unterstützen?

IV. Verbindungen zu Marketing und Öffentlichkeitsarbeit schaffen

Mit effektiver Teamarbeit und kreativer Planung kann eine Firmenjubiläums- oder Meilensteinfeier als Ausgangspunkt für zahlreiche Marketing-Aktivitäten dienen. Sie können alten Produkten neues Leben einhauchen und an schöne Bilder aus der Vergangenheit erinnern, um das Vertrauen in neue Produkte und Initiativen zu fördern und um die Bindung verschiedener Interessengruppen stärken.

Die Marketing-Verbindung herstellen

• Auf welche Weise kann das Firmenjubiläum in die Marketingstrategie und in Marketingaktivitäten integriert werden?
• Welche Produkteinführungen können mit erfolgreichen historischen Kampagnen, Produkten, Dienstleistungen usw. verbunden werden?
• Gibt es ausgereifte Produkte oder Dienstleistungen, die durch eine auf das Firmenjubiläum bzw. den Meilenstein bezogene Marketingkampagne einen Impuls erhalten könnten?

PR- und Öffentlichkeitsarbeit stärken

• Welche Geschichten und Informationen werden die Aufmerksamkeit und das Interesse der Medien wecken?
• Wer wird für die Entwicklung der Strategie und die Festlegung des Zeitplans für die Veröffentlichung von Nachrichten über die Feierlichkeiten verantwortlich sein? Wer wird für die Vorbereitung und Verteilung dieser Veröffentlichungen zuständig sein?
• Welche Instrumente und Anweisungen sollten den Standorten, Niederlassungen und Filialen zur Verfügung gestellt werden, damit sie ihre lokalen Medien informieren können?
• Wie könnte Ihr Firmenjubiläum zur Unterstützung regionaler Beziehungen genutzt werden?

V. Zeitplanung für das Firmenjubiläum

Nichts gewährleistet die erfolgreiche Durchführung einer Firmenjubiläums- oder Meilensteinfeier so sehr wie eine detaillierte und durchdachte Planung und Organisation. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen diesen Prozess bereits zwei bis drei Jahre im Voraus beginnen. Einer der ersten Schritte ist die Aufstellung eines Zeitplans für jede der drei Hauptphasen des Firmenjubiläums-Prozesses: Planung, Durchführung und Auswertung.

Sicherstellung des zeitgerechten und effizienten Fortschritts

• Gibt es bestimmte Tage oder Ereignisse, die im Rahmen der Firmenjubiläums- oder Meilenstein-Feierlichkeiten berücksichtigt, ebenfalls gefeiert oder auf andere Weise hervorgehoben werden müssen? Planen Sie mehrere Veranstaltungen, soll über den gesamten Verlauf des Jubiläumsjahrs ein Spannungsbogen aufgebaut werden?
• Welches sind die Schlüssel-Elemente der drei Hauptphasen des Firmenjubiläumsprozesses (Planung, Durchführung und Auswertung)?
• Haben Sie die Termine festgelegt, an denen die wichtigsten Ereignisse des Firmenjubiläums stattfinden sollen? Haben Sie den Zeitaufwand für die Durchführung der einzelnen Schritte, die zu diesen Ereignissen führen, abgeschätzt und die Termine ermittelt, an denen die einzelnen Schritte eingeleitet werden sollen?
• Was ist erforderlich, um einen effektiven Masterplan zu erstellen und zu pflegen?

VI. Budget für das Firmenjubiläum

Es ist die vielleicht wichtigste Frage, die man bei der Planung und Organisation der Feier eines Firmenjubiläums oder eines wichtigen Meilensteins im Auge behalten sollte: Wie leicht können in dieser besonderen Situation Ressourcen verschwendet werden? Eine Reihe von Schlüsselfragen zum Budget sollte angesprochen werden, um sicherzustellen, dass das Geld sinnvoll investiert wird.

Festlegung von Richtlinien

• Was sind die Erwartungen an die Buchhaltung bzw. das Controlling bei der Verwaltung des Budgets für die Feierlichkeiten zum Unternehmensjubiläum? Sehen Sie das Firmenjubiläumsfeier als einen Sonderaufwand oder als eine Investition, die aus dem Budget einer bestimmten Abteilung finanziert wird?
• Welche finanziellen Ressourcen, die bereits bestehenden Projekten gewidmet sind, können in die Feierlichkeiten zum Firmenjubiläum integriert werden?
• Wie hoch ist das Gesamtbudget, das das Unternehmen für das Firmenjubiläum bereitzustellen bereit ist – einschließlich der Mittel für Projekte, die in die Feierlichkeiten zum Firmenjubiläum integriert werden können?

Zuteilung der Investition

• Welcher Teil des Budgets sollte für jedes Firmenjubiläums-Ziel verwendet werden? Wie hoch ist die Erwartung an den ROI für jedes dieser Ziele?
• Wird das gesamte Budget einem einzigen Geschäftsjahr zugeordnet oder über zwei oder mehr Jahre verteilt?

Thema Firmenjubiläum: Hilfreiche Links

• Angemessene Reden und Vorträge für Ihr Firmenjubiläum
• Auswahl von Referenten für das Firmenjubiläum